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「配偶者ビザの更新に必要な書類を会社で出してほしい」—外国人社員にそう言われ、人事担当者として「なぜ社員の個人的なビザに会社の決算書が必要なんだ？」と疑問に感じていませんか？特に、外国人材採用が初めての中小企業では、「就労ビザではないから会社は関係ない」と考えがちです。しかし、その認識は大きな雇用リスクの盲点です。配偶者ビザの更新成否は、社員の生活基盤、ひいては企業の事業継続性に直結しています。
 
本記事は、人手不足に悩む企業の初心者人事担当者に特化し、配偶者ビザの更新に必要な会社側の書類（登記事項証明書、決算書）がなぜ不可欠なのかを、リスク管理とコンプライアンスの視点から解説します。この記事を読むことで、貴社が優秀な人材を不許可で失うコストを回避し、専門家の力を借りて安定雇用を実現するための「必須戦略」が明確になります。
 

目次

 

序章：配偶者ビザ更新が人事部の「最重要リスク管理」である理由

 
「日本人の配偶者等」の配偶者ビザを持つ社員は、職種や業種に就労活動の制限がないため、企業にとって非常に魅力的な人材です。しかし、社員が自らの在留資格を維持するために行う「更新手続き」を社員個人の問題として放置することは、企業経営に直結する大きなリスクとなります。
 
もし更新が不許可になれば、その社員は日本での在留資格を失い、最終的に退職に至る可能性が高まります。これは、優秀な人材を失うという採用・教育コストの即時的な損失を意味します。人手不足が深刻な業種であるほど、この再採用のコストと労力は無視できません。
 
本記事の核心は、企業が抱える疑問、「なぜ会社が登記事項証明書や決算書といった機密情報を出す必要があるのか？」に答えることです。これは単なる協力ではなく、雇用リスクを管理するための必須戦略だからです。
 
 

配偶者ビザ更新審査の「核心」と企業が担う役割

 

■審査の二大要件：婚姻の実態と「世帯の経済的安定性」

配偶者ビザの更新審査では、主に以下の二大要件が入管庁により厳格にチェックされます。
 

1. 婚姻関係の実態の継続性：偽装結婚でないか、夫婦として共同生活が継続しているか。
2. 世帯の経済的安定性：申請人（外国人社員）を含む世帯全体が、日本で安定して生活できる収入源を確保しているか。

企業の採用担当者が最も強く関与するのは、後者の「世帯の経済的安定性」です。社員が会社から得る給与が世帯収入の柱である場合、そのビザの安定性は、社員を雇用している企業自身の事業継続性や経済状況に強く依存します。
 

 

■就労ビザとの決定的な違い：企業書類の「目的」

「就労ビザではないのに、なぜ会社側の書類が必要なのか？」という疑問は当然です。その理由は、企業書類を提出する目的に違いがあるからです。
 

• 就労ビザ更新：企業が「外国人を雇用する資格」と「事業の安定性」を直接証明します。
• 配偶者ビザ更新：企業は、「社員の主たる収入源が安定的であること」を証明する補助材料を提供します。

どちらのケースでも、社員の生活と雇用は企業の継続的な存在に依存します。したがって、企業の安定性を示す書類は、配偶者ビザの場合も社員の生活基盤の証明として非常に重要になるのです。
 
 

【最重要】リスクレベルを示す「在留期間」の見方と企業の対応

 

■在留期間（5年/3年/1年/6ヶ月）が示す「入管の懸念レベル」

配偶者ビザの在留期間は、審査結果に応じて「5年」「3年」「1年」「6ヶ月」と幅があります。この在留期間の長さは、単なる有効期限ではなく、入管庁がその世帯の安定性に対して抱いている「懸念レベル」を示す重要なシグナルだと理解してください。
 

 
もし社員の在留カードに「1年」や「6ヶ月」と記載されていたら、企業は「入管から懸念を持たれている社員」と認識し、より厳格なリスク管理と手厚いサポートを行う必要があります。
 

■「1年/6ヶ月ビザ」社員への緊急対応チェックリスト

在留期間の短い高リスクな社員に対しては、企業側が主体的にリスクヘッジを行うべきです。
 

1. リスクコミュニケーションの実施：
• 社員のプライベートに過度に踏み込まず、ビザ維持が企業の安定雇用に不可欠であることを丁寧に伝える。
• 入管から懸念を持たれている可能性を伝え、手続きを慎重に進めるよう注意喚起を行う。
2. 書類準備の早期開始：
• 必須書類だけでなく、次項で解説する補助書類（会社の登記事項証明書・決算書）の提供を、企業側から積極的に提案・準備する。

 
 

企業が提供すべき必須書類と戦略的補助書類リスト

 

■必須書類：社員の収入源を証明するもの

以下の書類は、世帯の経済的安定性を証明するために必須となります。社員から提出を求められたら速やかに準備してください。
 

• 在職証明書：申請人が現在、貴社に雇用されていることを証明します。
• 直近1年間の給与所得の源泉徴収票の写し：過去1年間の安定した収入実績を証明します。

■戦略的な補助書類：企業の安定性を証明するもの

特に在留期間が短い（1年など）社員や、世帯収入が低いケースで、審査を有利に進めるための強力な補強材料となるのが、以下の企業書類です。
 

• 会社の登記事項証明書：企業の法人としての存在と継続性を証明します。
• 直近の決算報告書の写し：企業の財務体質や事業の安定性を示すことで、社員の雇用の安定性を裏付けます。

これらの機密性が高い書類を提出することに抵抗があるかもしれませんが、不許可による人材喪失リスクと天秤にかけると、安定雇用への必須戦略であることが理解できます。
 

 
 

リスク回避の最終手段：専門家活用の「コスト対効果」

 

■ 専門家を使わない場合の「潜在的な損失コスト」

外国人材採用の初心者が、複雑な入管の審査基準や、社員の個人的な状況（婚姻の実態など）から生じるリスクを独力で管理することは困難です。専門家に頼らない場合の潜在的なコストは以下の通りです。
 

• 人的コスト：人事担当者がビザ制度を学習し、社員とのコミュニケーション、書類準備にかける膨大な時間コスト。
• 最大の損失：不許可による人材の離脱。採用コスト（求人広告費、紹介料）や教育コスト（研修費、OJT時間）など、数百万円に及ぶ損失が即時的に発生します。

専門家（行政書士など）に更新申請の代行を依頼した場合の報酬は、この潜在的損失コストを回避するための「先行投資」として捉えるべきです。
 

 
 

まとめと次のアクション

 
配偶者ビザ 更新 必要書類への対応は、社員個人ではなく、企業の最優先リスク管理課題です。
 

• 更新の成否は、企業の「経済的安定性」証明に強く依存しています。
• 社員の在留期間（1年・6ヶ月）は潜在的な雇用リスクレベルを示す指標です。
• 企業の書類提供（在職証明書、源泉徴収票、補助的な登記事項証明書・決算書）は、社員の雇用を安定させるための**「必須戦略」です。

複雑なリスクを独力で管理することは、企業にとって大きな負担です。
 
ぜひ、専門家による在留期間管理と更新手続き代行サポートに関する資料請求または無料相談を通じて、御社の外国人材の安定雇用を確実なものにしてください。
 
【関連情報】

• 就労ビザ更新で会社が提出する書類と留意点（一般的な企業の役割を深く理解させる）：
  https://www.stay-worker.com/contents/7e54f6bb910ea28dc4fa500a6afb6525056e4387/
• 就労ビザの取得方法を完全ガイド！申請手続き・必要書類・審査ポイント
  https://www.stay-worker.com/contents/54a326d2cc0d4fc9f3ba9d5f13f9100b8bd71060/

 
 
執筆者：STAYWORKER事業部 / 益田 悠平
監修者情報：外国人採用コンサルタント / 堀込 仁志
株式会社USEN WORKINGの外国人採用コンサルタント。人材紹介・派遣の法人営業として多くの企業の採用課題に、そして飲食店経営者として現場のリアルに、長年向き合ってきた経験を持つ。採用のプロと経営者、双方の視点から生まれる具体的かつ実践的な提案を信条とし、2022年の入社以来、介護・外食分野を中心に数多くの企業の外国人採用を成功に導く。