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「来週、初めての外国籍社員が入社するのに、ハローワークへの届出がまだ…」
 
「この書類って、本人に書いてもらうもの？それとも会社が作るもの？」「在留資格と在留カードって、何が違うんだっけ？」「社会保険の手続きはもう済ませたけど、それとは別に必要なの？」
 
もし今、あなたがこのような焦りや不安を感じているなら、ご安心ください。この記事を読めば、複雑に思える「外国人雇用状況届出書」の手続き全体を、迷うことなく、正確に、そして自信を持って完了させることができます。さらに、届出書の提出だけでなく、外国人雇用で担当者が陥りがちな落とし穴を回避し、コンプライアンスを徹底するための実践的な知識まで手に入れることができるでしょう。
 
STAYWORKERは、これまで数多くの企業様の外国人雇用を支援し、その手続きを円滑に進めるためのノウハウを蓄積してきました。この記事では、私たちの豊富な現場経験に基づいた「生きた情報」と「実践的なヒント」を分かりやすく解説します。さあ、一緒に不安を解消し、自信を持って手続きを進めましょう。
 

目次

 

外国人雇用状況届出書とは？基本の「キ」を理解する

「外国人雇用状況届出書」とは、企業が外国人を雇用した際、または離職した際に、ハローワークに提出が義務付けられている書類のことです。正式名称は「外国人雇用状況の届出」といい、雇用対策法第28条に基づいています。
この届出書の目的は、外国人労働者の方々が日本で安心して働くための「安全ネット」を国が管理することにあります。具体的には、外国人労働者の雇用管理を改善し、必要に応じて再就職を支援するための統計データとして活用されます。
 

■なぜ必要？届出書の目的と法的義務

外国人雇用状況届出書は、雇用対策法第28条で定められた事業主の法的義務です。この届出により、国は外国人労働者の雇用状況を正確に把握し、労働市場の動向分析や、外国人労働者に対する適切な雇用管理、職業訓練、再就職支援などの施策に役立てています。企業にとっては、コンプライアンス（法令遵守）を徹底し、健全な雇用環境を維持するために不可欠な手続きと言えるでしょう。
 
雇用対策法は、外国人労働者の雇用管理の改善等を図り、その職業の安定に資することを目的としています。この届出は、その目的達成のための重要な手段の一つです。
 

■誰が、誰を届出なければならない？対象者と例外

届出の義務があるのは、外国人を雇用するすべての事業主です。正社員、アルバイト、パートといった雇用形態にかかわらず、外国人を雇用した場合は届出が必要になります。
 
「ベトナムからの留学生にアルバイトで働いてもらう場合も、これって必要なの？」という疑問をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。はい、その場合も原則として届出が必要です。留学生が「資格外活動許可」を得て週28時間以内でアルバイトをする場合など、雇用保険の被保険者とならないケースでも、専用の「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」を提出する必要があります。
 
届出の対象となる外国人は、原則として「日本に在留資格を持って就労している外国人」です。特定技能、技能実習、技術・人文知識・国際業務などの在留資格を持つ方が該当します。
 
一方、届出の対象外となる外国人もいます。具体的には、以下の在留資格を持つ方は届出不要です。

• 特別永住者
• 「外交」「公用」の在留資格者

 

■届出を怠るとどうなる？30万円以下の罰金とは

「もし届出を忘れたり、内容を間違えたりしたら、本当に罰金30万円払うことになるの？」とご不安に思われますよね。残念ながら、それは事実です。
 
外国人雇用状況届出書の提出義務を怠ったり、虚偽の報告をしたりした場合には、30万円以下の罰金が科される可能性があります。これは、企業にとって無視できないリスクです。この罰金は、単なる金銭的な損失だけでなく、企業の社会的信用を損なうことにもつながりかねません。
 
罰則を受ける具体的なケースとしては、以下のようなものが挙げられます。

• 期限内に届出を提出しなかった場合
• 届出内容に虚偽の記載があった場合
• 離職時の届出を怠った場合

コンプライアンスを遵守し、安心して外国人材を雇用するためにも、正確かつ期限内の届出が非常に重要です。
 

【最重要分岐点】雇用保険の有無で手続きはこう変わる！

外国人雇用状況届出書の手続きで最も重要なのが、「雇用する外国人が雇用保険の被保険者となるかどうか」という点です。この有無によって、提出する書類や手続きの方法が大きく変わります。
 
まずは、以下のフローチャートでご自身のケースを確認してみましょう。

 

■雇用保険「あり」の場合：雇用保険被保険者資格取得届でOK

雇用保険の被保険者となる外国人（例：週20時間以上勤務する正社員やフルタイムのアルバイトなど）を雇用した場合、原則として「雇用保険被保険者資格取得届」を提出します。この届出には、外国人特有の追記項目があり、それを記入することで「外国人雇用状況届出」を兼ねることができます。
 
具体的に記入が必要なのは、以下の項目です。

• 17欄：在留カード番号
• 18欄：在留資格
• 19欄：在留期間
• 20欄：国籍・地域
• 21欄：氏名
• 22欄：生年月日
• 23欄：性別

これらの情報は、在留カードやパスポートで確認できます。特に在留カード番号は、2020年3月以降、記載が義務化されている重要な項目です。この番号は、外国人労働者の身元を特定し、不法就労の防止や雇用状況の正確な把握に不可欠な情報です。転記ミスがないよう、在留カードの現物と照らし合わせて慎重に記入しましょう。
 

■雇用保険「なし」の場合：専用様式（様式第3号）を提出

雇用保険の被保険者とならない外国人（例：週20時間未満で働くアルバイトの留学生、会社の役員など）を雇用した場合は、専用の「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」を提出する必要があります。社会保険の手続きは済ませたけど、雇用保険には加入しないというケースもこれに該当します。
 
様式第3号には、以下のような情報を記入します。
 

• 事業主情報（名称、所在地、事業の種類など）
• 外国人労働者情報（氏名、生年月日、性別、国籍・地域、在留資格、在留期間、在留カード番号など）
• 雇用に関する情報（雇入れ年月日、賃金など）

この様式は、ハローワークのウェブサイトからダウンロードできます。
 

■雇用保険の加入有無を判断するチェックリスト

「アルバイトの留学生にも必要なの？社会保険の手続きはしたけど、それと何が違うの？」という疑問は、多くの方が抱くものです。雇用保険の加入要件は、以下のポイントで判断できます。
 

• 週の所定労働時間： 原則として週20時間以上であるか
• 31日以上の雇用見込み： 雇用期間が31日以上見込まれるか
• 学生か否か： 昼間学生でないか（例外あり）

 
これらの条件をすべて満たす場合に、雇用保険の被保険者となります。社会保険（健康保険・厚生年金保険）の加入条件とは異なりますので、混同しないよう注意が必要です。社会保険は「医療や年金」のための制度、雇用保険は「失業給付や育児休業給付」などのための制度と、目的が異なります。そのため、それぞれ個別に加入要件を確認し、必要な手続きを行う必要があります。
 

届出書の具体的な提出方法と流れ【雇入れ・離職時】

外国人雇用状況届出書は、外国人を雇い入れた時だけでなく、離職した際にも提出が必要です。それぞれの手続き方法と期限を確認しましょう。
 

■提出期限はいつまで？遅延のリスクも解説

提出期限は、雇用保険の加入有無によって異なります。
 

1. 雇用保険の被保険者となる場合（雇用保険被保険者資格取得届）：
• 雇入れ日の翌月10日まで
2. 雇用保険の被保険者とならない場合（様式第3号）：
• 雇入れ日の翌月末日まで
離職時の届出も同様に期限があります。

3. 離職した日の翌月の10日まで

期限を過ぎてしまうと、30万円以下の罰金が科されるリスクがあります。うっかりミスを防ぐためにも、入社・退社が決まったらすぐに手続きの準備を始めることが大切です。特に、初めての外国人雇用では、必要な情報収集に時間がかかることもありますので、余裕を持ったスケジュールで対応しましょう。

 

■ 提出先はどこ？ハローワーク窓口・郵送・オンライン

届出書は、以下のいずれかの方法で提出できます。

• ハローワーク窓口への持参： 最も確実な方法です。不明点があればその場で質問できますが、窓口の待ち時間が発生する可能性があります。
• 郵送： 遠方の場合や、窓口に行く時間がない場合に便利です。ただし、書類の不備があった場合に修正に時間がかかることがあります。返信用封筒を同封し、控えに受付印を押してもらうことで、提出の証拠を残すことができます。
• オンラインシステム（外国人雇用状況届出システム）： 事前の登録が必要ですが、一度設定してしまえば24時間いつでも提出でき、業務効率化に繋がります。

貴社の状況に合わせて、最適な提出方法を選びましょう。
 

■【実践】オンライン提出（外国人雇用状況届出システム）の活用術

オンライン提出は、手続きの効率化に非常に有効な手段です。初めて利用する際は、以下のような準備が必要です。
 

• 電子証明書の取得
• 専用システムの利用申請・初期設定

一度これらの設定を完了すれば、インターネット環境があればいつでもどこでも届出が行えるため、特に複数名の外国人材を雇用する企業様にはおすすめです。オンライン提出であれば、書類の印刷や郵送の手間が省け、また提出履歴もデータで管理できるため、ヒューマンエラーのリスクを減らすことにも繋がります。
 

■離職時の届出も忘れずに！手続きのポイント

前述の通り、外国人材が退職する際も、雇用時と同様にハローワークへの届出が必要です。これは、国が外国人労働者の雇用状況を正確に把握し続けるために重要な情報となります。
 

1. 提出期限： 離職した日の翌月の10日まで
2. 必要な書類：
• 雇用保険被保険者離職証明書（雇用保険加入者の場合）
• 外国人雇用状況届出書（様式第3号）（雇用保険非加入者の場合）

雇入れ時と同様に、雇用保険の有無で手続きが異なりますので、退職時には必ず確認しましょう。離職時の届出は、雇用対策法だけでなく、雇用保険法上の手続きとも密接に関わるため、慎重な対応が求められます。
 

罰則を確実に回避！届出でよくある間違いと実践チップス

届出義務違反による罰則を回避し、スムーズな外国人雇用を進めるためには、よくある間違いを知り、対策を講じることが重要です。ここでは、STAYWORKERが現場で培った実践的なヒントをお伝えします。
 

■在留カードの読み方・確認方法の落とし穴

外国人雇用において、在留カードの確認は非常に重要です。不法就労助長罪のリスクを回避するためにも、以下のポイントを必ず確認しましょう。

• 在留資格： 就労が可能な在留資格か（例：留学や家族滞在は原則不可）。特に「留学」や「家族滞在」の在留資格を持つ方は、原則として就労が認められていません。もし就労させる場合は「資格外活動許可」の有無を必ず確認し、許可された範囲内でのみ就労させましょう。
• 在留期間： 期間が過ぎていないか。在留期間が切れていないか、あるいは近いうちに切れる予定がないかを必ず確認してください。期間が過ぎた場合は不法滞在となり、雇用を続けると不法就労助長罪に問われます。
• 就労制限の有無： 資格外活動許可の有無や、就労内容に制限がないか。在留カードの裏面には、就労制限や資格外活動許可の有無が記載されています。ここに記載された内容を厳守することが重要です。

特に、在留期間の確認漏れや、就労制限の見落としは、意図せず不法就労に繋がってしまう落とし穴です。必ず現物の在留カードを確認し、コピーを保管しましょう。
 

■【STAYWORKER実践チップス】よくある記入ミスと業務効率化のヒント

STAYWORKERがこれまでの支援で経験した、人事・総務担当者様が陥りがちな記入ミスと、業務を効率化するためのヒントをお伝えします。
よくある間違い例：

• 日付の記入欄で西暦と和暦を混同してしまうケースが散見されます。 様式の指定（例：令和〇年〇月〇日、または西暦〇〇〇〇年〇月〇日）を必ず確認しましょう。
• 在留カード番号の転記ミス（数字の「0」とアルファベットの「O」、数字の「1」とアルファベットの「I」など）。 提出前に必ず複数人でチェックし、できれば本人にも確認してもらいましょう。特に、在留カード番号は「雇用保険被保険者資格取得届」の17欄に記載が義務付けられており、この番号が間違っていると届出が受理されないだけでなく、後々の行政手続きにも影響を及ぼす可能性があります。
• 在留資格の正式名称の誤り。 例えば「特定技能1号」ではなく「特定技能」とだけ記載したり、「技術・人文知識・国際業務」を省略したりするケースが見られます。在留カードに記載されている正式名称で記入しましょう。

業務効率化のヒント：

1. 「外国人社員向け入社手続きチェックリスト」を社内で用意しましょう。 この届出書、社会保険手続き、給与振込口座の確認などをまとめることで、本人・担当者双方の負担が軽減されます。
• 在留カードの確認・コピー
• 雇用保険・社会保険の加入手続き
• 外国人雇用状況届出書の作成・提出
• 給与振込口座の確認
• 労働条件通知書の交付
2. オンラインシステムを積極的に活用しましょう。 初期設定は必要ですが、一度導入すれば、以降の手続きが格段にスムーズになります。特に、初めての外国人雇用で不明点が多い場合は、専門家がオンラインシステムの導入支援や操作レクチャーを行うサービスを活用するのも一つの手です。

 

■届出後の確認は必要？受理状況の確認方法

届出書を提出した後、「ちゃんと受理されたかな？」と不安になることもあるかと思います。提出後の受理状況は、以下の方法で確認できます。

• ハローワーク窓口で提出した場合： 控えに受付印が押されます。これが受理の証明となります。後日の確認のためにも、この控えは大切に保管しておきましょう。
• 郵送で提出した場合： 返信用封筒を同封しておけば、控えに受付印が押されて返送されます。返送されない場合は、ハローワークに問い合わせて確認が必要です。
• オンラインシステムで提出した場合： システム上で提出状況や処理結果を確認できます。電子データで履歴が残るため、最も管理がしやすい方法と言えるでしょう。
特に受理証明書のような特別な発行はありませんが、控えやシステム上の確認で、提出が完了していることを確認できます。これらの控えや履歴は、将来的な監査や確認の際に必要となる場合がありますので、適切に管理してください。

 

届出だけじゃない！外国人雇用で押さえるべきコンプライアンス全体像

 
外国人雇用状況届出書は、外国人雇用におけるコンプライアンスの「第一歩」に過ぎません。この届出書をきっかけに、「他にも知らない手続きがあるのでは？」という潜在的な不安をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
ここでは、外国人雇用において特に注意すべき他のコンプライアンスについてご紹介します。
 

■不法就労助長罪のリスクと回避策

「不法就労助長罪」とは、不法に就労する外国人であることを知りながら雇用したり、あっせんしたりする行為に科せられる罰則です。これは外国人雇用状況届出義務以上に重い罪であり、企業は3年以下の懲役または300万円以下の罰金に処される可能性があります。
 
回避策としては、以下を徹底しましょう。

• 在留カードの現物確認： 面接時や雇用時に必ず在留カードの現物を確認し、有効期限、在留資格、就労制限の有無をチェックします。在留カードの偽造や不正利用も報告されているため、不審な点があれば出入国在留管理庁に確認するなど、慎重な対応が必要です。
• 就労資格証明書の取得： 必要に応じて、出入国在留管理庁から「就労資格証明書」を取得してもらうことで、就労の可否をより確実に確認できます。特に、在留資格が複雑な場合や、過去に転職経験がある外国人材を雇用する際に有効な手段です。

 

■労働条件通知書の交付義務と注意点

労働基準法に基づき、労働者を雇用する際には労働条件通知書を交付する義務があります。これは外国人材を雇用する場合も例外ではありません。
 
外国人材に労働条件通知書を交付する際には、特に以下の点に注意が必要です。

• 日本語での理解促進： 日本語がまだ不十分な外国人材の場合、内容を正確に理解してもらうために、分かりやすい言葉遣いを心がけましょう。専門用語を避け、具体的な例を挙げて説明することが有効です。
• 母国語訳の検討： 可能であれば、母国語訳を併記したり、通訳を介して説明したりすることで、誤解を防ぎ、安心して働いてもらえる環境を整えられます。労働条件に関するトラブルは、双方の信頼関係を損なう大きな要因となりますので、初期段階での丁寧な説明が非常に重要です。

 

■在留期間更新、社会保険…見落としがちな他の手続き

外国人雇用では、入社時だけでなく、雇用期間中にも様々な行政手続きが発生します。
 

• 在留期間更新許可申請： 在留期間が満了する前に、本人が出入国在留管理庁に申請する必要があります。企業側も必要書類の準備などでサポートが求められます。在留期間の管理を怠ると、不法滞在となり、外国人材が強制送還されるリスクや企業が不法就労助長罪に問われるリスクがあります。定期的な在留期間の確認と、本人への適切な声かけが重要です。
• 資格外活動許可申請： 留学生などが学業の傍らアルバイトをする場合など、本来の在留資格で認められていない活動をする際に必要です。
• 社会保険・税金関連の届出： 日本人従業員と同様に、健康保険、厚生年金保険、労働保険、所得税、住民税に関する手続きが必要です。これらの手続きも外国人材特有の注意点がある場合がありますので、専門家への相談も検討しましょう。

これらの手続きは複雑な場合が多く、見落とすと外国人材の就労に支障をきたしたり、企業のコンプライアンス違反に繋がったりする可能性があります。
 

まとめ：自信を持って、外国人雇用を進めましょう

この記事では、「外国人雇用状況届出書」の基本から、雇用保険の有無による手続きの違い、具体的な提出方法、そして罰則を回避するための実践的なポイントまで、幅広く解説しました。
 
この届出書は、外国人材を雇用する上で避けて通れない重要な手続きです。しかし、正しい知識と準備があれば、決して難しいものではありません。むしろ、この手続きを適切に行うことは、企業がコンプライアンスを遵守し、外国人材が安心して働ける環境を整えるための重要な「第一歩」となります。
 
STAYWORKERは、この第一歩から、その後の外国人雇用プロセス全体にわたって、貴社の「コンプライアンス・パートナー」として伴走いたします。私たちは、企業様が安心して外国人材を受け入れ、その能力を最大限に活かせるよう、常に最新の情報と実践的なノウハウを提供し続けます。厳選された人材の紹介から、煩雑な行政手続きのサポート、入社後の定着支援まで、貴社の外国人雇用をトータルで支える体制を整えていますので、どんな些細な疑問でもお気軽にご相談ください。
 
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執筆者：STAYWORKER事業部 / 益田 悠平
監修者情報：外国人採用コンサルタント / 堀込 仁志
株式会社USEN WORKING所属。特定技能制度が創設された2019年の当初から、一貫して外国人採用の最前線に携わる。これまで、外国人の採用コンサルタントとして、介護・外食分野を中心に数多くの企業を支援。