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人手不足が深刻化し、外国人雇用を検討しているものの、いざ一歩踏み出そうとすると、「手続きが複雑で何から手をつければいいのか分からない」「ビザ申請が不許可になったらどうしよう」「外国人材が定着してくれるか不安」といった悩みを抱えていませんか？
 
本記事は、そうした企業担当者の皆様のために、外国人雇用手続きの全体像から、特に注目される特定技能制度の詳細、失敗しないための実践的なノウハウ、そして入社後の定着支援までを網羅的に解説します。この記事を読めば、外国人材を確実に、そして安心して雇用し、事業を安定・成長させる具体的な道筋が見えてくるでしょう。
 

目次

 
 

はじめに：人手不足解消の切り札「外国人雇用」の現状

 

■日本企業が抱える人手不足の深刻さ

日本企業では、少子高齢化の進展により、慢性的な人手不足が深刻化しています。特に、飲食、介護、といったSTAYWORKERが強みを持つ産業分野では、必要な労働力を確保することが経営の大きな課題となっています。例えば、有効求人倍率は高水準で推移し、多くの企業が採用難に直面している状況です。このような状況は、事業の継続や成長に直接的な影響を与えかねません。
 

■外国人雇用が注目される理由と課題

このような人手不足を背景に、外国人材の活用が喫緊の課題として注目されています。外国人雇用は、単に労働力不足を補うだけでなく、多様な視点やスキルを取り入れることで、企業の競争力向上や新たなビジネスチャンス創出にも繋がり得ます。
 
しかし、外国人雇用には「手続きが複雑そう」「どのビザを選べばいいのか分からない」「入社後のサポートはどこまで必要なのか」といった不安がつきものです。特に、情報収集の難しさや文化・習慣の違いへの対応は、多くの企業担当者様が頭を悩ませる点でしょう。これらの課題を乗り越え、外国人材を適切に雇用し、活躍してもらうための具体的な知識とノウハウが求められています。
 
 

外国人雇用手続きの全体像と特定技能の基本

 
外国人雇用手続きは、日本人を雇用する際とは異なるステップや注意点があります。ここでは、その全体像と、特に注目すべき「特定技能制度」について詳しく見ていきましょう。
 

■外国人雇用手続きの5つのステップ

外国人雇用手続きは、大きく分けて以下の5つのステップで進みます。この流れを事前に把握しておくことで、スムーズな採用活動に繋げることができます。
 

• 採用計画と人材探し：どのような人材を、どの在留資格で雇用するかを計画します。
• 内定・雇用契約の締結：労働条件を明確にした雇用契約を結びます。
• 在留資格認定証明書交付申請（COE）/変更許可申請：外国人が日本で働くための許可を申請します。
• 就労ビザの取得と入国：ビザが発給され、外国人が日本へ入国します。
• 入社後の手続きと定着支援：住民登録や社会保険の手続き、生活サポートを行います。

 
この一連の流れは複雑に感じられるかもしれませんが、ご安心ください。一つずつ着実に進めることが大切です。
 

■特定技能制度とは？他の在留資格との違い

特定技能制度は、2019年に創設された比較的新しい在留資格（ビザ）です。日本国内の深刻な人手不足に対応するため、特に人手不足が顕著な「特定産業分野」で即戦力となる外国人材を受け入れることを目的としています。
 
この制度の大きな特徴は、これまでの「技術・人文知識・国際業務」といった一般的な就労ビザとは異なり、特定の専門分野での実務経験や技能水準、日本語能力が求められる点です。また、企業側には外国人材への生活支援や相談対応など、きめ細やかなサポートを行う義務が課せられています。
 
たとえ話をするなら、在留資格を身近な「パスポートの種類」にたとえるなら、就労ビザはそのパスポートに付与される「入国・滞在目的のスタンプ」のようなものです。特定技能ビザは、特定の目的（人手不足分野での就労）に特化した特別なスタンプ、と考えると分かりやすいでしょう。
 
https://www.stay-worker.com/contents/6f63f0e3bf8fe44f9b568466721d7c6305a32b4f/
 

■自社で特定技能外国人を雇用できる？対象分野と要件

特定技能外国人を雇用できるのは、国が定めた「特定産業分野」に属する企業に限られます。2025年7月現在、以下の分野が主な対象です。
 

• 介護
• ビルクリーニング
• 工業製品製造分野
• 建設
• 造船・舶用工業
• 自動車整備
• 航空
• 宿泊
• 農業
• 漁業
• 飲食料品製造業
• 外食業
• 自動車運送業
• 鉄道
• 林業
• 木材産業

 
特に、STAYWORKERが強みを持つ外食、介護といった分野は、特定技能人材の受け入れが進んでいます。
 
企業側（受入れ機関）に求められる主な要件は以下の通りです。
 

• 外国人材と適切な雇用契約を締結すること
• 支援計画を策定し、外国人材への生活支援などを適切に行うこと
• 適切な労働環境を確保すること
• 過去に法令違反がないこと

よく「単純労働はダメ」と聞かれますが、特定技能制度では、上記のような特定産業分野において、一定の技能と日本語能力があれば、これまで就労ビザが難しかった職種（例：飲食店のホール・キッチン、介護施設の身体介護など）での雇用が可能になります。これは、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。
 

■日本人雇用との具体的な手続きの違い

外国人雇用と日本人雇用との最も大きな違いは、「在留資格」という概念が関わることです。外国人が日本で働くためには、その活動内容に応じた適切な在留資格（就労ビザ）を持っている必要があります。
 
日本人を雇用する際には不要な、以下のような手続きが外国人雇用には発生します。
 

• 在留資格認定証明書交付申請（COE）：海外にいる外国人を呼び寄せる際に必要です。
• 在留資格変更許可申請：日本にいる留学生などを採用する際に、留学ビザから就労ビザへ変更する手続きです。
• 就労ビザ申請：日本大使館・領事館で行うビザの発給申請です。
• 外国人雇用状況届出：ハローワークへ外国人材の雇用状況を届け出る義務があります。

これらの手続きは専門的な知識を要し、書類準備にも手間がかかります。ご不安に思われるかもしれませんが、専門家のサポートを活用することで、スムーズに進めることが可能です。
 
 

外国人雇用手続き 各ステップの詳細と必要書類

 
ここでは、前述した外国人雇用手続きの5つのステップについて、具体的な内容と必要書類、準備のポイントを詳しく解説します。
 

■ステップ1：採用計画と人材探し

外国人材の雇用を成功させるには、まず明確な採用計画を立てることが重要です。採用計画は、家を建てる前の設計図のようなものです。どんな家（人材）を建てたいか、どこに建てるか（どんな職種か）を明確にしないと、後で手戻りが発生してしまいます。
 
内容要点：

1. 社内体制の構築：外国人材を受け入れるための社内環境（担当者の選任、多言語対応の検討など）を整備します。
2. 職務内容の確認と在留資格の適合性：雇用したい職務内容が、どの在留資格（特に特定技能）に適合するかを事前に確認します。
3. 人材募集の方法：
• 自社ウェブサイトやSNSでの募集
• 外国人材に特化した求人サイトの利用
• 人材紹介サービスの活用：株式会社エムピーキッチンホールディングス様は「優秀な人材であれば、国内外を問わず採用する」という方針で、海外からの招聘も積極的に導入し、出店計画を前進させました。

 

■ステップ2：内定・雇用契約の締結

人材が見つかり、内定を出したら、雇用契約を締結します。この雇用契約書は、後のビザ申請に必須となる重要な書類です。
 
内容要点：

• 雇用契約書の作成：日本人雇用の場合と同様に、労働条件（賃金、労働時間、休日など）を明確に記載します。
• 言語の配慮：外国人材が内容を正確に理解できるよう、日本語と母国語を併記した雇用契約書を作成することが推奨されます。
• ビザ申請の必要書類：雇用契約書は、在留資格認定証明書交付申請（COE）や在留資格変更許可申請の際に必要となりますので、ビザ申請前に必ず作成しておきましょう。

■ステップ3：在留資格認定証明書交付申請（COE）/変更許可申請

これは、外国人が日本で働くための「ビザの許可」を得るための中心的な手続きです。
 
内容要点：

1. 海外からの呼び寄せ（COE申請）：海外にいる外国人を日本に招く場合に申請します。
2. 日本国内在住者の在留資格変更（変更許可申請）：日本に留学中の外国人などを新卒採用する場合など、すでに日本にいる外国人の在留資格を就労可能なものに変更する際に申請します。
3. 必要な主要書類（2025年7月現在）：
• 在留資格認定証明書交付申請書（または在留資格変更許可申請書）
• 外国人本人の証明写真
• 返信用封筒
• 学歴または職歴を証明する書類（卒業証明書、職務経歴書など）
• パスポートのコピー
• 履歴書
• 雇用契約書
• 企業の登記事項証明書、損益計算書など、企業の安定性・継続性を証明する書類
• 特定技能の場合、支援計画書など
4. 審査期間の目安：申請から許可までは、通常1ヶ月から3ヶ月程度かかります。入管の混雑状況や申請内容によって前後するため、入社希望日から逆算して余裕を持ったスケジューリングが重要です。特に新卒採用が集中する春先は混み合う傾向があります。
5. 準備の注意点：書類の不備は審査の遅延や不許可に繋がるため、一つ一つ丁寧に確認しましょう。

■ステップ4：就労ビザの取得と入国

在留資格認定証明書（COE）が発行されたら、外国人本人が自国にある日本大使館または領事館で就労ビザ（査証）の申請を行います。
 
内容要点：

1. ビザ申請：COEとパスポート、証明写真などを持参し、本人が申請します。
2. 航空券の手配：ビザが発給されたら、COEの有効期限（発行から3ヶ月以内）に間に合うよう入国できるよう、航空券を手配します。
3. 入国時の注意点：
• 空港で上陸許可を受け、在留カードが交付されます。
• パスポートと在留カードの情報が一致しているか、その場で確認するよう本人に伝えてください。

 

■ステップ5：入社後の手続きと定着支援

外国人材が無事に入国し、入社した後も、企業にはいくつかの手続きと、外国人材が日本での生活に慣れ、長く活躍するための支援が求められます。
 
内容要点：

1. 入社後の行政手続き：
• 住民登録：入国後14日以内に、居住地の市区町村役場で住民登録を行うよう本人に指導します。
• 社会保険加入：健康保険・厚生年金保険への加入手続きを行います。
• ハローワークへの届出：外国人材の雇用を開始した際や、雇用契約内容に変更があった場合、離職した場合には、ハローワークへ届出を行う義務があります。
• 所属（契約）機関に関する届出：出入国在留管理庁へ、外国人材の雇用を開始した旨を届け出ます。
2. 外国人材の生活支援の重要性：
• 住居の確保、銀行口座開設、携帯電話契約、公共交通機関の利用方法、医療機関の案内など、日本での生活に必要な情報提供やサポートが、外国人材の定着に大きく影響します。特に特定技能外国人の場合は、登録支援機関による支援が義務付けられています。

 
 

失敗しない！外国人雇用手続きの3つの重要ポイントと注意点

 
外国人雇用を成功させるためには、手続きの知識だけでなく、いくつかの重要なポイントを押さえることが不可欠です。
 

■不許可リスクを徹底回避するためのノウハウ

ビザ申請が不許可になるケースは少なくありません。不許可の主な原因と、それを回避するための対策を知っておきましょう。
 

• 職務内容の不適合：「単純労働」とみなされる職種では、特定技能以外の就労ビザは原則として許可されません。特定技能で可能な業務範囲を正確に理解し、申請職種との整合性を確認してください。
• 書類の不備・虚偽申請：必要書類の不足や記載ミス、事実と異なる内容の記載は、不許可の最も大きな原因です。提出前に複数人で確認し、正確性を期しましょう。
• 企業側の要件不足：企業の経営状況が不安定、過去に法令違反がある、適切な労働環境が整備されていないなどの場合も不許可となることがあります。
• 専門家への依頼：不許可リスクを最小限に抑え、手続きをスムーズに進めるためには、外国人雇用に精通した専門家（人材紹介サービスや行政書士など）に依頼することが最も確実な方法です。入管庁が公開している情報や、STAYWORKERが長年の支援で培った経験に基づき、貴社の貴重な時間と労力を節約し、安心して採用を進めるために、ぜひ専門家の力を頼ってください。

 

■ビザ申請期間とスムーズなスケジュール管理

ビザ申請から許可までの期間は、通常1ヶ月から3ヶ月と幅があります。特に年度末や年度初めは入管が混雑し、審査期間が長くなる傾向があります。
 

• 余裕を持った計画：入社希望日から逆算し、十分な余裕を持って申請準備を開始しましょう。特に海外からの招聘の場合、ビザ申請だけでなく、航空券の手配や入国準備にも時間がかかります。
• 専門家によるサポート：経験豊富な専門家は、申請期間の目安を正確に伝え、書類準備から申請、入国までの全体スケジュールを管理してくれます。これにより、企業担当者様の負担を大幅に軽減し、スムーズな採用を実現できます。

 

■採用後の定着を成功させる支援のコツ

外国人材に長く日本で活躍してもらうためには、入社後のサポートが非常に重要です。
 

• 生活オリエンテーション：入社後、日本の生活ルールや地域の情報、医療機関、災害時の対応などを分かりやすく説明する機会を設けましょう。特定技能外国人の場合は、登録支援機関がこの支援を義務付けられています。
• 日本語学習支援：業務に必要な日本語能力の向上をサポートすることで、コミュニケーションが円滑になり、業務効率も向上します。
• 相談対応：仕事や生活で困ったことがあった際に、気軽に相談できる窓口や担当者を設けることで、外国人材の不安を軽減し、孤立を防ぎます。
• 異文化理解の促進：社内で異文化理解に関する研修を行うなど、日本人従業員も外国人材の文化背景を理解することで、より良いコミュニケーションとチームワークが生まれます。
   
  株式会社グルメ杵屋様は「特定技能外国人は重要戦力」と位置づけ、自社に日本語学校を設立するなど、大規模な採用と定着支援に成功しています。また、オーエムツーダイニング様も特定技能外国人の採用でキッチン業務が安定し、チームが成長した事例があります。

 
 

まとめ：外国人雇用で貴社の未来を拓く

外国人雇用は、人手不足が深刻化する日本企業にとって、事業を安定させ、さらなる成長を実現するための重要な戦略です。手続きの複雑さや支援の必要性に不安を感じるかもしれませんが、適切な知識と信頼できるパートナーがいれば、決して難しいことではありません。
 
執筆者：STAYWORKER事業部 / 益田 悠平
監修者情報：外国人採用コンサルタント / 堀込 仁志
株式会社USEN WORKING所属。特定技能制度が創設された2019年の当初から、一貫して外国人採用の最前線に携わる。これまで、外国人の採用コンサルタントとして、介護・外食分野を中心に数多くの企業を支援。